VISITE DI VERIFICA

Natura e finalità delle visite di verifica

Le visite di verifica rappresentano un strumento fondamentale di governo della qualità del sistema ECM. Diversamente da verifiche documentali (audit desk), le visite comportano il sopralluogo fisico presso le strutture del provider per osservazione diretta, raccolta di evidenze tangibili e confronto con il personale dell'ente.

La visita di verifica ha carattere investigativo: non comunica in anticipo tutti i dettagli oggetto di indagine per evitare preparazioni fittizie. Ciò garantisce che le condizioni riscontrate rispecchino realmente le modalità ordinarie di funzionamento del provider.

Tipologie di visite di verifica

Visita di accreditamento iniziale

Svolta prima della concessione dell'accreditamento, solitamente su richiesta del provider richiedente. Accerta la disponibilità effettiva di: locali e strutture, attrezzature informatiche, personale qualificato con i relativi CV, documentazione di politiche organizzative. Rappresenta una valutazione "potenziale" della capacità del provider.

Visita di sorveglianza periodica

Condotta ogni 2-3 anni sui provider già accreditati durante il corso della validità dell'accreditamento (quadriennale). Accerta il mantenimento dei requisiti iniziali e la conformità alle attività effettivamente svolte. Solitamente programmata con preavviso di 1-2 settimane.

Visita di pre-verifica per ri-accreditamento

Effettuata in prossimità della scadenza quadriennale dell'accreditamento, prima della domanda di ri-accreditamento. Valuta l'evoluzione qualitativa del provider, i miglioramenti implementati, la risoluzione di non conformità rilevate nella visita precedente.

Visita straordinaria

Programmata al di fuori dei cicli ordinari a seguito di: segnalazioni di discenti o ordini professionali, rilevamento di anomalie nei dati CoGeAPS (crediti incoerenti, elevata percentuale di discenti non superano valutazione), notizie di mala gestione, cambio di gestione interna. Solitamente effettuata senza preavviso.

Composizione del team di verifica

Le visite sono condotte da commissioni composte da figure specifiche:

• Coordinatore: referente Agenas o commissione regionale, responsabile della visita
• Esperto di accreditamento: valuta aspetti organizzativi e gestionali
• Esperto di contenuti scientifici: verifica la qualità dei programmi formativi e la competenza del corpo docente
• Esperto di FAD: per provider che erogano formazione a distanza, valuta le piattaforme tecniche
• Rappresentante dell'ordine professionale: può partecipare su specifiche tematiche

Fasi di una visita di verifica

Fase preparatoria

Raccolta della documentazione dal provider: bilanci, organigrammi, CV del personale, policy aziendali, calendari degli eventi erogati, documentazione di qualità, registri presenze, test di valutazione, feedback discenti.

Fase operativa in loco

Riunione iniziale di presentazione e programmazione della visita. Ispezione di locali e strumentazione. Interviste con il responsabile ECM, il comitato scientifico, i docenti, il personale amministrativo. Osservazione diretta di ambienti di apprendimento (aule, laboratori, sale simulazione). Esame della documentazione in originale.

Fase di closing

Riunione di sintesi con il provider dove vengono comunicati i principali riscontri della visita. Discussione delle evidenze e delle possibili chiarimenti da parte del provider. Comunicazione delle eventuali non conformità riscontrate.

Fase di reportistica

Redazione del rapporto di verifica che documenta: conformità/non conformità, evidenze raccolte, raccomandazioni, richieste di azioni correttive. Il rapporto è trasmesso al provider che ha tempo per contestare o proporre azioni correttive (solitamente 30 giorni).

Aspetti controllati durante la visita

Una visita di verifica ECM esamina:

• Governance: struttura organizzativa, responsabilità chiare, separazione dei ruoli, assenza di conflitti di interesse
• Risorse umane: qualificazioni del personale, aggiornamento formativo, documentazione di competenze dei docenti
• Risorse materiali: adeguatezza di spazi, attrezzature informatiche, piattaforme LMS, connettività
• Processi di qualità: progettazione eventi, valutazione apprendimento, gestione reclami, audit interni
• Documentazione e tracciabilità: completezza dei registri, coerenza dati, conservazione, rispetto privacy
• Conformità normativa: rispetto delibere CNFC, Accordo Stato-Regioni, requisiti Agenas
• Gestione finanziaria: trasparenza dei costi, assenza di comportamenti fraudolenti, gestione corretta delle sponsorizzazioni

Esito della visita di verifica

Possibili esiti:

• Conformità: nessuna non conformità riscontrata, accreditamento confermato
• Non conformità minori: difetti procedurali non critici, con termine per correzione (solitamente 3-6 mesi)
• Non conformità maggiori: violazioni significative della normativa, con rischio di sospensione accreditamento
• Non conformità critiche: evidenza di frodi o comportamenti fraudolenti, motivano revoca immediata accreditamento

Impatto delle visite di verifica sul sistema ECM 2026-2028

Nel triennio 2026-2028, con l'obbligo dei 150 crediti senza vincoli annuali e l'introduzione del Dossier Formativo con bonus di 40 crediti, le visite si concentrano su verificare la trasparenza dell'assegnazione dei bonus e il corretto tracciamento dei crediti nel CoGeAPS. Inoltre, intensificano il controllo sulla Legge Gelli-Bianco per assicurare che i crediti certificati siano effettivamente idonei alla copertura assicurativa.